Ansökan om fastighetsbildning görs skriftligen hos den lantmäterimyndighet som ansvarar för fastighetsbildningen där den eller de aktuella fastigheterna är belägna. Det finns i dag 39 kommunala lantmäterimyndigheter och en statlig. Under pågående förrättning kan ansökan också ske muntligen vid förrättningssammanträde. En sådan utökning av en pågående förrättningen ska godtas av lantmäterimyndigheten om den väckta frågan lämpligen kan prövas vid samma förrättning.
Fastighetsbildning är en privaträttslig angelägenhet. Lantmäterimyndigheten bedriver alltså ingen uppsökande verksamhet i fråga om olämpliga fastigheter och initierar inte själva förrättningar. De har möjlighet att utöka pågående förrättningar, men då bara i vissa begränsade frågor. Det är alltså upp till fastighetens ägare att själv begära förrättning. Kommunen och länsstyrelsen har också viss begränsad initiativrätt, men det är relativt ovanligt att detta används. Nyttjanderättshavare kan inte initiera lantmäteriförrättning. Sammantaget innebär det att det i princip uteslutande är fastighetsägare som initierar förrättningar och därmed också bestämmer vad som ska prövas. Fastighetsägaren styr sedan ramarna för prövningen genom att utöka eller begränsa ansökan.
I ansökan ska sökanden ange den åtgärd som denne önskar genomförd och de fastigheter som denne för talan för. Ansökan ska undertecknas eller skrivas under med en elektronisk underskrift av sökanden eller sökandens ombud. Notera att det råder nödvändig processgemenskap i fråga om att initiera de flesta typerna av lantmäteriförrättningar, d.v.s. alla delägare i fastigheten måste då gemensamt underteckna ansökan.
Sökanden ska vidare ange vissa uppgifter som personnummer eller organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och andra förhållanden som är av betydelse för delgivning med denne. Motsvarande information ska också lämnas för ställföreträdare, ombud och enskilda som i egenskap av fastighetsägare eller rättighetshavare kan beröras av ansökan.
Till ansökan ska sökanden bifoga de handlingar som denne har och som är av betydelse för saken. Handlingarna ska ges in i original eller i form av en bestyrkt kopia. Ansökan kan lämpligen innehålla en karta som visar önskad förändring av fastighetsindelning eller rättighetsupplåtelser samt tydliga yrkanden. Det är värt att notera att mer komplicerade lantmäteriförrättningar ofta är en iterativ process där ansökan justeras över tid i takt med att utredningen drivs längre, motpartens yrkanden klarnar och yrkandena kan anpassas efter lantmätarens bedömningar. Lantmäterimyndigheten är en förvaltningsmyndighet och har som sådan skyldighet att ge dig visst stöd. Den hjälpen kan vara av stor betydelse då fastighetsbildningsfrågor kan vara komplicerade varför förrättningslantmätarens specialkunskap kan hjälpa dig att justera ansökan för att bättre uppnå avsedd effekt.
Ansökan bör innehålla nödvändiga behörighetshandlingar. Har du ett ombud i förrättningen bifogas lämpligen en skriftlig fullmakt. Bygger förrättningen på ett förvärv bör fångeshandlingen bifogas redan i ansökan. Detta är särskilt viktigt om förvärvet avser en del av en fastighet.
Ställs förrättning in svarar normalt sökanden för förrättningskostnaderna. D.v.s. om du ansöker om en förrättning som det senare visar sig inte kan genomföras så som du begärt och du inte heller kan justera din talan så att hindren kan undanröjas får du betala de upplupna förrättningskostnaderna. Det kan därför finnas anledning att flera fastighetsägare – i åtgärder där så är möjligt – gör en gemensam ansökan. Genomförs förrättningen enligt ansökan fördelas förrättningskostnaderna normalt efter vad som är skäligt.
